Predavam v podjetju in ko govorimo o sestankih, je vsem udeležencem skupno več ali manj enako: sestankov je preveč, so predolgi in premalo učinkoviti.

22. dec 2017

Iz tega kar kriči ven skupni odgovor: nujno potrebna je predpriprav in učinkovito vodenje.
Predpriprava pomeni, da zberemo, koga povabimo (za prvič mogoče vse, vključene v projekt, nato osebe, ki so res pomembne za projekt in ne obremenjujemo vseh). Podamo predlog tem in prosimo za pripravo (vsebino, pregled materiala). Če želimo, da bo sestanek učinkovit, velja vsakega še prej poklicati in preveriti, ali je prebral gradivo, mu podate povzetek ali z njim predhodno razčistite kakšno temo, ki je dobro, da jo razume za vašo uspešno izvedbo sestanka. Kdor vodi sestanek, se od njega pričakuje, da naredi za uspešnost kaj več, kot zgolj pošlje povabilo. Urediti mora teren za predpripravo.
Samo vodenje sestanka prav tako zahteva učinkovitost: predstavitev problema, tema, predlog za rešitve, vključitev in slišanje mnenj vseh. Kratkost dosežemo tudi, da znamo voditi v pravo smer, da se držijo teme in da ne gre za posvetovanje in razglabljanje.
Pogosto opažam, da se po sestanku ne naredi povzetek, ki ni zgolj stavek, zmenili smo se, ampak naj bo tako jasno povedano in zaokroženo, da sklep ne pušča dvomov.
Po sestanku pa je priporočljivo poslati povzetek, sklep. Marsikdo potarna, da nima časa za to, samo ravno to da vsem, ki os vključeni in prejmejo tudi določeno obvezo, predvsem pa jasnost, kdo mora do kdaj narediti.
Lahko bi rekli dejstva, ki jih vsi poznamo, vemo, vprašanje je le, kolikokrat in kako pogosto jih upoštevamo.